Assemblées en ligne : ce qu’il faut savoir

La mise en œuvre des assemblées et de leur déroulement sont généralement prévues point par point dans les statuts de l’association, quelquefois dans le règlement intérieur. Avant le développement d’internet, les assemblées correspondaient à des réunions de tous les membres dans un même lieu, après envoi de convocations selon les indications des statuts ou du règlement intérieur, avec le cérémonial du discours du président, de la présentation des motions, des votes… avec comptage des mains levées . Un folklore bien sympathique, mais qui faisait perdre un temps fou, provoquait des déplacements onéreux, et donnait lieu à bien des litiges sur ce qui avait été dit, et par qui, et en fonction de quel article des statuts ... etc ...

Voici un exemple d’assemblée qui se passe mal :
http://www.dailymotion.com/video/x4kdbf_royal-fountaine_news

L’assemblée en ligne, pour autant que le nombre des membres reste raisonnable, est désormais la meilleure solution pour bien gérer une association. Pour cela, il faut :

• Que ce type d’assemblée soit précisément évoquée et décrite, soit dans les statuts, soit au niveau de règlement intérieur.
  Dès lors, l’assemblée en ligne est parfaitement valide, d’autant mieux que toutes les interventions, celles des membres du bureau, comme celle des membres de l’assemblée, sont inscrites et conservées sur le mur des assemblées, avec le nom de l’intervenant, l’heure de sa rédaction.
  Les propos seront ainsi plus mesurés, les litiges bien canalisés.
  
  
• Disposer d’un outil adapté
  Le site des assemblées doit à la fois constituer un outil de communication fiable et pratique, mais il doit également devenir le registre de tous les évènements internes ( réunions de bureau, assemblées), mais aussi des relations externes avec les administrations, d’autres associations, des partenaires, le banquier, etc …
  Avec possibilité de laisser ces archives en toute sécurité, à l’abri du spam et des intrusions malveillantes.
  Le responsable du site peut gérer l’ensemble des membres pour les cotisations, les convocations, comme pour leur envoyer toute information les concernant.Ceux-ci pourront répondre soit personnellement, soit en public, sur le mur de l’association.

En résumé, un intranet sécurisé et facile d’emploi

Après avoir tenté de « bricoler » des messageries gratuites proposées sur le web ( Yahoo, Google et autres …), nous avons vite compris que la mise en place par chaque membre d’une telle messagerie partagée était compliquée et source d’erreurs. Quant aux archives, elles seraient forcément visitées par ces moteurs de recherches plutôt indiscrets … Aussi, nous avons développé et créé assemblee-en-ligne.com, cet intranet d’association, et nous le mettons gratuitement à disposition des associations dans le cadre du creakit 1901 …